The Student Ambassadors

Le Programme

Le programme des étudiants ambassadeurs de l’université a été mis en place suite à une discussion entre ma responsable et moi. Comme je vous l’ai indiqué précédemment, notre service a longtemps été en sous effectif et il n’était pas toujours évident de gérer toutes nos missions.

Ce programme a donc été conçu dans le but de recruter des bénévoles qui nous aideraient dans la coordination des visites, des journées pédagogiques, des évènements organisés par les autres services, mais aussi afin d’inciter les étudiants à être actifs au campus.


The beginning

Une fois les objectifs et la stratégie établis, je me suis entretenu avec mon vice président afin de lui faire par du projet. Après maintes discussions, nous avons trouver un accord concernant la compensation des étudiants. Chaque ambassadeur recevra à la fin de chaque semestre un bon d’achat valable à la librairie du campus, seulement si la participation à cinq évènements minimum est respectée.


La Comm

“Networking, networking, networking!” Phrase préférée de ma responsable de filière d’étude. Le networking est tout simplement la construction d’un réseaux. Mon service collaborait beaucoup avec les autres services de l’université, donc comment vous dire que…j’avais des contacts!

C’est donc tout naturellement qu’un rendez-vous entre le rédacteur en chef de la chronique de l’université et moi fut fixé. Nous nous sommes entretenus et il adhéra au concept!  Par la suite un article était consacré au nouveau Student Ambassadors Program.

Cet article donna de la visibilité au programme et attira de potentiels candidats. Après avoir rempli une fiche d’inscription, les meilleurs profils étaient sélectionnés. Sur une vingtaine de candidats, sept ambassadeurs furent retenus.

À cela s’ajoute la diffusion du flyer sur les divers écrans de l’université, la communication du programme lors de la Back To School Party (évènement organisé à chaque rentrée d’automne) et un stand d’informations situé à un lieu stratégique de l’université.


Les activités

Les ambassadeurs aident notre service dans la coordination de visites pédagogiques, animent les visites individuelles et en groupe. Ils participent également à la coordination d’évènements organisés par d’autres services, comme par exemple Ducktoberfest, le Festival International ou encore la fête de Cinco de Mayo organisés par le bureau de la vie étudiante (Office of Student Life.)

Les ambassadeurs ont, lors de la première réunion de bilan de fin de semestre, montré de l’intérêt pour l’organisation d’un évènement caractéristique, tel qu’un évènement sportif . L’idée fut validée!


Le transfert du programme

Une année plus tard, je pris la décision de transférer le programme au bureau de la vie étudiante (OSL).

Pourquoi ce choix?

Tout simplement car après mûres réflexions, il semblait logique que le programme soit sous la gestion de ce service. OSL entretient en effet une relation étroite avec les étudiants déjà inscrits ce qui n’est pas avantageux pour nous qui sommes en contact avec de futures étudiants encore au lycée ou ailleurs.

Ce transfert n’a tout de même pas changé la relation qui existait entre les ambassadeurs et mon service. Ils continuaient à nous aider lors de nos visites pédagogiques et à animer les visites du campus. Leur manager était juste différent.


Quel était mon objectif  pour ce programme?

Étant en contact avec l’extérieur, mon objectif était de fournir une formation d’ambassadeurs aux lycéens inscrits dans les établissement avec lesquels nous travaillons. Leur rôle serait donc de promouvoir l’université directement à leur camarade et ce pendant toute l’année. Une fois leurs études secondaires achevées, ils rejoindraient les ambassadeurs de l’université. En plus de cela, j’avais également pour but de créer une plateforme sociale ou les ambassadeurs s’exprimeraient et des activités afin de renforcer leurs liens.

Par manque de B U D G E T et de temps, le programme fut au final transféré. Nous verrons bien la tournure qu’il prendra dans ce nouveau service.

THX!

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