What I do at work (part 2)

Et les scanners furent…

La haute saison de recrutement touche à sa fin en Octobre. Cette année les données ont été collectées à l’aide de petits scanners. Fini le papier, les données illisibles et la méga perte d’informations!

Le fonctionnement

Après avoir inscrit leurs données personnelles sur un site web, les lycéens ont la possibilité d’imprimer un code barre ou de l’enregistrer sur leur smartphone. Ces données sont par la suite récoltées grâce à nos scanners lors des différents salons. Ensuite, nous les téléchargeons sur le logiciel fourni avec les scanners et environ une semaine plus tard recevons une base de donnée Excel contenant les informations des étudiants.

C’EST JUSTE GÉNIAL! Avant l’achat de ces scanners, je devais lire les données des élèves et les rentrer ensuite sur Excel. Le problème quand on essaye de lire des écritures du style “médecin généraliste” est qu’on court le risque de mal les déchiffrer. Par conséquent, je me retrouvais avec beaucoup de fausses données et étais donc dans l’incapacité de contacter les intéressés. Ce problème fut signalé à ma responsable et notre service a pu débloquer des fonds pour l’achat de scanners.


And what now?

Promotion de l’université

Et maintenant commence la promotion de l’université pour les écoles primaires. SAY WHAT NOW?! Oui vous avez bien lu, la promotion commence des l’école primaire, plus précisément à partir du CM1. Notre expérience nous a démontré que plus l’on présente l’environnement universitaire à de jeunes élèves, plus tôt ils y montreront de l’intérêt.

Ce programme connait un fort succès! Et nous refusons d’en faire sa communication car il demande une logistique particulière. Cependant, le bouche à oreille nous permet tout de même d’organiser quatre visites par mois.

Les visites pédagogiques sont si convoitées qu’au mois d’Octobre mon calendrier est  quasiment complet pour le reste de l’année scolaire. Les conseillers académiques avec lesquels nous travaillons, savent que notre politique se base sur “les premiers arrivés seront les premiers servis.”


Logistique

Plus haut j’ai parlé d’une logistique particulière. Je tiens tout d’abord à préciser que nous sommes en sous effectif pour mener de tels projets lol. Blague à part, il y a une part de vérité car je me retrouve à présenter le projet, à organiser et faire la coordination des visites et à animer une activité. Je reçois tout de même l’aide de ma responsable, mon collègue intérimaire et par la suite celle de ma nouvelle collègue et des ambassadeurs. Cependant j’ai vite appris à jongler avec plusieurs groupes et à repenser l’organisation du planning d’activités.

En début d’année scolaire (vers la fin Aout), une fois que tous les animateurs d’activités obtiennent leur emploi du temps, je les contacte afin de connaître leur disponibilité. Ma liste se compose:

  • Du doyen et vice président de la faculté de math, science et métiers de la santé
  • Du directeur des services de carrière
  • De la conseillère pédagogique de la faculté de langues
  • De l’assistant coach de basket
  • De l’associé pédagogique de la faculté de génie, business, technologie et multimédia
  • De la coordinatrice des services spéciaux de consultation psychologique
  • De moi même pour l’activité de travail en équipe

Une fois les emplois du temps en main, je commence à recherche les dates des tests qu’auront à passer les élèves afin d’organiser les jours de visites. En principe, les animateurs m’informent de la réservation des salles des breakout sessions lors de l’échange des emplois du temps. Cependant, je me charge de la réservation de la salle de conférence pour la session générale ou se dérouleront l’accueil des élèves, la session sur le harcèlement à l’école, le déjeuner* et la remise de petits cadeaux. L’activité de travail en équipe, qui est une breakout session, se déroulera cependant dans cette salle.

Une fois la salle de conférence réservée en fonction du nombre de participants, je fourni la confirmation muni d’un plan de salle au service technique et d’installations. Le jour d’une visite pédagogique il est impératif d’arriver en avance.

À cela s’ajoute aussi la réservation du matériel audiovisuel pour les salles non équipées.


Conflits

Il n’est pas évident de satisfaire tout un chacun. Certains conseillers m’imposent des dates et malheureusement les salles de conférence ne sont pas toujours disponibles.  Cependant, nous faisons toujours tout notre possible pour satisfaire nos demandes. Nous annulons une réservation seulement après avoir étudier tous les scénarios et qu’ils ne restent malheureusement aucune solution.


*Le repas est tiré du sac. Certaines écoles décident cependant d’offrir à leurs élèves des lunch boxes de chez Subway. Il est donc impératif qu’ils indiquent cette demande lors de nos échanges.

THX!

 

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