Yes I do!

Durant mes études de T.E.M.M j’ai eu l’occasion d’effectuer un stage le semestre d’automne dans une petite entreprise de wedding planning. Je crois même qu’elle venait d’ouvrir. La propriétaire avait, si je ne me trompe, quittée son job ou elle organisait des corporate events (évènements corporatifs) et monter sa propre boite.

Je n’ai malheureusement pas pu aider dans l’organisation d’un mariage, mais j’ai pu participer à la planification d’autres évènements.

Je vais être honnête, j’avais un peu de mal avec ma responsable, qui semblait tout de même ne vouloir en faire qu’à sa tête. Anyway, I’ll tell you more below.


The meeting

First of all, mon stage devait se passer dans une agence de voyage. Pour X raisons, la responsable d’agence n’a pas pu m’accommoder et m’a dirigé vers sa voisine de palier, qui s’avérait être une organisatrice de mariage. Bien évidemment, de part ma filière, mes cours de designs en évènementiel et autres participations à des évènements, le stage était dans la poche. 


The internship

Dans l’ensemble le stage c’est déroulé normalement et j’ai eu l’opportunité de faire la comm pour la journée porte ouverte, le défilé de mode et SURTOUT de créer une timeline (sorte d’échéancier/calendrier), puisqu’on ne peut pas être dans ce business si l’on n’en possède pas.


Open Day

Le concept

Ma responsable, directrice de l’agence de wedding planning, a voulu organiser une journée porte ouverte (open day) afin de promouvoir son entreprise, rencontrer de futures clientes et faire découvrir sa collection de robes de mariage. Dotée d’un budget de $0.00 (zéro dollar et zéro centime lol) je me suis contentée de faire la comm via les réseaux sociaux et autres sites d’évènements gratuits. J’ai donc élaboré un flyer avec les moyens du bord (merci MacBook Pro). Bien évidemment, faute de budget, elle n’a pas pu imprimer un grand nombre de flyers.

Le conflit

Ma responsable a en tête d’organiser cette journée porte ouverte entre midi et deux, sachant qu’aux USA les lunch breaks durent grand maximum une heure. Je lui ai donc expliqué qu’il y aura un conflit à cause du jour (en pleine semaine) et du créneau horaire. Aucune femme ne prend une heure pour découvrir des robes de mariage et s’entretenir avec leur future wedding planner. Il me faut moi même trois heures pour trouver un maillot qui finira lui même au fond de mon tiroir! 😀 Malheureusement, elle n’a pas voulu suivre mon conseil et la journée porte ouverte ne fut pas un succès.

Wedding Fashion Show

L’évènement sur lequel on travaillait parallèlement était un mini salon de mariage/ défilé de mode. Lors du salon, les participants y découvriraient plusieurs prestataires tels que des traiteurs, fleuristes, d.j, photographes etc. Vous vous doutez bien que si le budget de comm était de zéro dollar et zéro centime celui du salon ne devait pas voler bien haut lol.

L’avantage, entre guillemet

L’immeuble dans lequel était situé l’agence offrait une salle pour organiser des évènements ce qui intéressait beaucoup ma responsable.

Conflits

La salle était une salle de conférence pas suffisamment grande pour organiser un évènement de la sorte. Je l’ai étudié en long, en large et en travers et mon verdict était toujours le même: “Il sera un peu difficile d’organiser cet évènement ici” (toujours garder une attitude correcte.)

De plus, cet évènement devait être organisé en Décembre qui est une TRÈS MAUVAISE période dans le milieu des expos/salons. Analysez juste la situation, Aout = rentrée scolaire ($$), Novembre = Thanksgiving ($$$$$) et Décembre = noël/nouvel an ($$$$$). Les traiteurs sont souvent débordés par les fêtes de fin d’années et les potentiels clients n’ont pas forcément l’argent et le temps de participer à de tels salons.

La saison des salons/expos à Dallas, mais également aux USA est au printemps, après avoir reçu son big fat chèque de déclarations de revenus (oui on recevait un chèque d’une jolie somme vers le mois de février en fonction de nos revenus. Je n’ai jamais compris mais pas grave.) Anyway, tout est calculé au millimètre près dans cette industrie. Les salons ouverts au public ont principalement lieu entre Mars et Juin.

Ensuite, on ne peut pas faire des prestataires payer une salle inadaptée et qui plus est ne pas s’assurer du nombre de participants. Lors de l’organisation d’expos/salons/trade shows, c’est le moment d’utiliser tous ses cours de business, marketing et management. Et, oui c’est du sérieux le business de l’évènementiel lol. Le but comme toute entreprise est de faire un profit mais aussi de respecter ses clients, prestataires, partenaires etc.


Conclusion

Mine de rien, j’ai beaucoup appris lors de ce stage. Malheureusement, j’ai surtout appris tout ce qu’il ne faut pas faire pour avoir un évènement réussi. Mis à part cela, ma directrice et moi avions des personnalités plus ou moins compatibles et nous nous entendions bien lol.


**Bon à savoir** N’importe qui ne se déclare pas organisateur d’évènements. Ce travail, tous comme les autres, demande un minimum de connaissances, peut être très fatiguant et stressant. Aussi, si vous êtes en manque de reconnaissance, évitez ce milieu. Et oui, tout le monde est heureux quand l’empereur saute en parachute lors du bouquet final, mais il n’y a souvent pas grand monde pour remercier et féliciter l’organisateur, qui est aussi le dernier à quitter les lieux. Souvent on ne sait même pas qui est l’organisateur de l’évènement. Je me suis rendu compte qu’aux USA c’est souvent le cas.

THX!

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